Nieuwe bestuur

[aseel]

Geachte tuinders,

Ik zit op een moestuinvereninging.

Waar ik inmiddels secretaris ben geworden.

Maar de bestuur is vrij nieuwe.

De tuinhuizen zijn in erbarmelijke staat. Onkruid overal. Niemand die aan de regels houd en er word niet echt gecontroleerd.

Wij als nieuwe bestuursleden willen orde op zaken stellen..bij mij weten zijn er geen statuten  meer. Daar moeten ten eerste mee beginnen. Van wie kan ik een kopie van een moestuinvereninging  van de regels voor moestuinvereningingen krijgen..en wat moeten we doen met de oude huizen.de gemeente wil ons liefst weg hebben . Omdat het er onverzorgd uit ziet.

Ik krijg de idee dat we niet serieus gaan worden. Hoe kunnen we mensen bijv royeren als het een rotzooi maken.en hoe krijgen we nieuwe schuren

Niet iedereen kan het betalen ..denk ik.

Heleboel vragen. En ben nieuwe op bestuurlijke gebied. Ik sta open voor ideetjes..

[MSDG]

Aantal adviezen:

1. Niet direct de botte bijl met hard beleid, de vereniging moet instemmen met de veranderingen via een ALV

2. Statuten en regels zijn op de websites te vinden

3. Denk na waar jullie over 1,3,5 jaar willen staan en presenteer dat bij de gemeente

4. Zorg voor draagvlak voor jullie plannen door medetuinders mee te nemen, maar ook de buurt (indien van toepassing)

5. Bedenk wat de toegevoegde waarde is van de vereniging tov woningbouw of een andere bestemming 

6. Geef jullie zelf de tijd, Rome is niet in één dag gebouwd. Afgaande op de beschreven situatie heb je een aantal jaar nodig om orde op zaken te stellen 

7. Als bestuur bewaak je je beleid, trap niet in de valkuil om overal in te stappen en zelf in commissies te gaan want dan ben je straks 24/7 bezig en kom je nog tijd te kort. Zoek dus vrijwilligers om jullie te helpen.

8. Werk aan de gemeenschapszin zodat men elkaar helpt, zeker als niet iedereen meteen mee kan komen

9. Denk in mogelijkheden: zaken die voorheen niet konden, kunnen nu misschien wel kits goed doordacht en voorbereid.

10. Zorg voor duidelijke rollen en verantwoordelijkheden binnen het bestuur en ga niet in elkaars vaarwater zitten.

11. Vertrouw je commissies en laat deze zelfstandig te werk gaan, ze kunnen rapporterenaan het bestuur, maar het bestuur hoeft niet de baas te spelen. Enkel zorg dragen dat de commissies werken in lijn met het opgestelde beleid.

12. Kijk of jullie bij een succesvolle vereniging in de buurt kunnen praten met het bestuur, je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Zij geven je een mooi referentiekader en veel meer tips en tricks dan ik hier kan typen. 

 

Hopelijk heb je er wat aan, besturen is leuk, maar ook lastig. Blijf zo neutraal mogelijk en vermijd vriendjespolitiek ook binnen je bestuur anders is iedereen jullie zat en worden jullie buitenspel gezet. 😉 Vaak genoeg gezien helaas. Succes!

[Patrijs]

13 uren geleden, aseel zei:

Wij als nieuwe bestuursleden willen orde op zaken stellen..

 

Bestuursleden van wat? Een vereniging? Wat is er nu qua statuten en reglementen?

 

Zorg dat je eerst je eigen zaken op orde hebt, er zijn de laatste jaren diverse veranderingen geweest.

Bijv. wat betreft privacy en (hoofdelijk) aansprakelijkheid van een bestuur van een vereniging, dus als jullie nog niet geweest zijn eerst kosten maken en langs de notaris. 

Daarna kan je het huishoudelijk regelement gaan aanpassen, dit gaat meestal via een algemene ledenvergadering.

Je dient je wel te houden aan het bestemmingsplan etc. 

Voorbeelden via Google genoeg op het Web.

 

Er is ook een (dure) bond voor moestuinverenigingen voor een kleine vereniging niet zo interessant vanwege de de hoge jaarlijkse kosten.

 

Bij ons is er nu bijv. borg ingesteld, al heb ik de eerste die stopte al horen zeggen: "Voor die borg ga ik mijn tuin niet opknappen".

 

Hou er rekening mee dat mensen het persoonlijk opvatten als ze ergens op worden gewezen en jou daarvan de schuld gaan geven.

Probeer in gesprek te gaan met de gemeente maar bedenk dat je geen ijzer met handen kunt breken.

Zeker als er jarenlang verwaarlozing en desinteresse is bij tuinders. 

[Vlietzicht]

Een jaar of 12 geleden was ik aangesloten bij een vereniging waar een ongeveer vergelijkbare situatie was. De vereniging heeft zich destijds aangesloten bij de AVN. Dit is een organisatie welke besturen bijstaat in situatie welke je beschrijft. Zij hebben verstand van wetten en regels, erfrecht, jurisprudentie enz.

Weet wel dat het proces zo kan verlopen dat AVN met een heel duidelijke insteek wel langjarige contracten bij de gemeente voor elkaar kan krijgen maar dat er toch een soort compromis uit voort vloeit waardoor je toch moet verkassen naar een nieuw terrein maar dat je op dat terrein 'eeuwigdurend' mag blijven.

 

https://www.avvn.nl/samen-tuinieren/ondersteuning-besturen

 

Om een voorbeeld te noemen: in ons geval was het zo dat de sportvelden wilden uitbreiden. AVN kreeg het zo voor elkaar dat de vereniging een heel uitgebreide inrichting kreeg op kosten van de gemeente, alle tuinen kregen een vergunning om een schuur te bouwen van een bepaalde afmeting (ook als daar 10 jaar geen schuur staat mag je gewoon bouwen) en 'eeuwigdurend' erfrecht; daar tegenover stond verkleining van de kavels. Het heeft al met al de vereniging een enorme boost gegeven.

 

Je betaalt als lid van de tuinvereniging wel een lidmaatschap aan AVN, waar ook een blaadje bij hoort, maar gezien ervaringen in het verleden zou ik het je adviseren (alhoewel ik geen garantie kan geven)

15 januari aangepast door Vlietzicht

[Patrijs]

Daar zitten wel relatief hoge kosten aan.

De jaarlijkse kosten van de  avvn zouden hier hoger zijn dan de jaarlijkse tuinkosten, en ieder jaar terugkomen.

Ook bij bemiddeling etc.  moet er weer betaald worden.

[henkg]

18 uren geleden, aseel zei:

bij mij weten zijn er geen statuten  meer

Ja, ga daar eerst maar eens naar zoeken.

Twee soorten vereniging:

- VVR: Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid

- VBR: Vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid

Bij een VBR zijn alle bestuursleden persoonlijk aansprakelijk. Er hoeven geen statuten te zijn; geen inschrijving Kamer van Koophandel.

Door die persoonlijke aansprakelijkheid is een VBR sterk af te raden.

 

Statuten: bij een VVR moeten die er zijn. Ze gelden totdat de vereniging opgeheven wordt. Wijzigingen uitsluitend via een notaris, en uiteraard daarvoor met instemming van de algemene ledenvergadering (ALV). Een jaarlijkse ALV is verplicht. met name omdat het bestuur dan de financiële rapportage over het voorafgaande jaar voorlegt aan de leden, ter goedkeuring. Tijdens de ALV wordt ook de begroting voor het lopende- en het daaropvolgende jaar ter goedkeuring voorgelegd aan de leden.

Tijdens de ALV wordt nieuwe bestuursleden verkozen (of herverkozen, in de statuten staat de periode vermeld, meestal 2 jaar.

Er dient een kascontrolecommissie te zijn, van meestal 2 leden (dat mogen geen bestuursleden zijn).

 

Dus: Als je vereniging al een VVR is, dan kun je geen compleet nieuwe statuten opstellen, enkel wijzigingen op de oude statuten. 

 

In de statuten worden op zijn minst alle wettelijke zaken benoemd. Voor overige zaken (jaarlijkse schouw, verplichte meewerkdag(en), welke bestrijdingsmiddelen, etc) kunnen de statuten verwijzen naar het huishoudelijk reglement (HH).

Aanpassingen in het HH hoeven niet via een notaris. Wel dienen de aanpassingen goedgekeurd te zijn door de ALV.

 

 Bovenstaande is slechts een eerste aanzet.

Contact zoeken met een andere tuinvereniging, liefst in de buurt: Doen! Via hun secretaris, die weet wel bij wie je moet zijn (bij hem zelf?). 

 

Tot zover, Henkg (secretaris geschiedkundige vereniging, maar mijn tuin is mijn eigen tuin, en daar ben ik gelukkig alleenheerser) 

 

PS. Uit nieuwsgierigheid even gezocht, Ik vond o.a.: Statuten van tuinvereniging De Feniks, Purmerend:

https://www.tuinverenigingdefenix.nl/docs/Statuten_en_reglementen_Tuinvereniging_De_Fenix_vastgesteld_10_maart_2018_V2.pdf

 

 

[woldistel]

Misschien heb je ook nog wat aan deze link  van verenigingen.nl. Op de website staat veel informatie waaraan het bestuur van een vereniging moet voldoen en over het besturen zelf. Het is trouwens een commerciële website, maar er staat wel veel nuttige info op.

 

 

 

 

 

 

[aseel]

Dankjewel voor al de informatie.

Best wel veel wat er allemaal moet gebeuren. 

Moet nog veel gedaan worden zo te horen.

Ik ga overleggen met de voorzitter hoe we het gaan aanpakken.

[marcelru]

Hallo aseel,

 

Het meeste is wel gezegd, denk ik. Ik heb alleen maar goede adviezen gezien.

 

Ik ben  sinds kort secretaris van een volkstuinvereniging die draait als een tierelier. Dat komt vooral door een enthousiaste groep vrijwilligers die dagelijks koffie zet, de gemeenschappelijke delen van het perceel (paden en andere infrastructuur) bijhoudt, en in goed overleg met het bestuur activiteiten voor leden organiseert en de sameninkoop van zaden en meststoffen en zo regelt. Dat komt het verenigingsgevoel ten goede en zorgt er ook voor dat mensen op de tuinen naar elkaar omzien en als er een keer iemand (langdurig) ziek is, wordt het tuinonderhoud van de zieke altijd wel door een of meerdere leden waargenomen.

Het bestuur regelt hooguit de randvoorwaarden voor alle tuinders en vrijwilligers (dat zijn ook allemaal leden met een tuintje), zodat die kunnen doen wat ze willen doen. We geven maandelijks een nieuwsbrief uit met weetjes over de tuin, recepten voor groenten die dan in het seizoen zijn, etc. En we doen de financien uiteraard.

 

We zijn streng voor wat betreft de bouw van opstallen. Er zijn geen schuurtjes inbegrepen bij de tuinen, iedereen bouwt z'n eigen onderkomen, en we staan alleen kassen en een gereedschapskist toe. Die moeten aan een setje eisen voldoen, anders vragen we vriendelijk maar beslist om e.e.a. weer af te breken c.q. op te knappen. Als mensen na opzegging niet opruimen wordt het voor ze gedaan en krijgen deze ex-leden een factuur. 

Herhaaldelijke nalatigheid m.b.t. onderhoud van het eigen tuintje leidt tot waarschuwingen/aanmoediging om e.e.a. aan te pakken, bij volharding in het nietsdoen volgt in het uiterste geval royement.

 

E.e.a. is geregeld in ons huishoudelijk reglement.

 

We zijn bezig met een nieuwe versie (de huidige rammelt hier en daar een beetje) maar als je wilt kijken: dat reglement staat hier:

 

https://volkstuinaanschot.nl/wp-content/uploads/2022/03/huishoudelijk-reglement-7-maart-2022.pdf

 

Die nieuwe versie zit eraan te komen, moet eerst nog door de ledenvergadering goedgekeurd worden. In Eindhoven hebben we het geluk dat er een organisatie op poten is gezet, Supportpunt, die Eindhovense (vrijwilligers)verenigingen en stichtingen ondersteunt bij o.a. bestuurlijke zaken, zodat bijvoorbeeld je HR zodanig opgesteld is dat het ook juridisch hout snijdt. Misschien heeft jullie gemeente ook zoiets. Als dat zo is zou ik die mensen zeker benaderen, kan op termijn een hoop gedoe schelen.